Las políticas de colecciones son el instrumento fundamental para apoyar el manejo integral de colecciones y para el desarrollo institucional. Sin embargo, pese a su importancia clave, la falta de políticas escritas han causado numerosos conflictos y problemas en algunas instituciones.

Un cuerpo de políticas claro y definido permite a las instituciones establecer protocolos de buenas prácticas y cumplir con el rol de responsabilidad social en sus respectivas comunidades.

Archivos y colecciones fotográficas son parte de una diversidad de instituciones tales como bibliotecas, archivos, museos y centros de documentación, cada uno de ellos tendrá su propia misión, objetivos y actividades, por lo que las políticas debieran estar acordes con éstas.

La presente propuesta de Política para el manejo del AFD, ha sido planteada en el contexto de una investigación de tesis, con el propósito de mejorar los documentos existentes y promover el desarrollo de políticas escritas en otras secciones de la institución.

AREAS DE LA POLITICA
Se definieron cinco áreas principales que incluyen todos los procesos y actividades con las colecciones del AFD:
I. Descripción de la colección
II. Política de desarrollo de colecciones
III. Política de manejo de colecciones

• Adquisiciones, préstamos y descartes-
• Inventario, catalogación y documentación- asegura el registro y organización intelectual apropiada para la colección y su documentación detallada a través de catálogos, al mismo tiempo de otorgar acceso al público en concordancia con los estándares de catalogación y descripción de la colección.
• Preservación y conservación preventiva- incluye todas las acciones indirectas para asegurar el cuidado apropiado de las colecciones, tales como almacenamiento adecuado, seguridad, prevención de riegos, exhibición y transporte.
• Conservación and restauración – incorpora acciones que resguarden la estabilidad física y química de la colección por medio de la aplicación de tratamientos, al mismo tiempo de mantener los valores estéticos basado en estándares y principios de la disciplina.
• Acceso – provee acceso físico, intelectual y emocional a las colecciones, a través de la consulta en sala y remota de las colecciones por parte de los usuarios.

IV. Adopción oficial y revisión de la información.
Esta sección describe el plan de adopción y revisión periódica, que además propone un comité para realizar este proceso.